DMS-Dokument menadžment sistem

Poznato je da su papirni dokumenti još uvijek najvažniji izvor informacija u preduzećima. Traženje i dobijanje podataka iz tako arhiviranih dokumenata je težak posao koji oduzima mnogo vremena. Pri obavljanju posla većina preduzeća izrađuje i prima veliki broj dokumenata koje zatim mijenja, uređuje, prati i arhivira u više varijanti. Posebne teškoće stvara distribucija takvih dokumenata na koju se troši puno vremena i papira, a pri tome ne postoji nadzor nad lokacijom i važnošću dokumenta. Takođe je otežana dostupnost dokumentima na udaljenim lokacijama.Poznato je da su papirni dokumenti još uvijek najvažniji izvor informacija u preduzećima. Traženje i dobijanje podataka iz tako arhiviranih dokumenata je težak posao koji oduzima mnogo vremena. Pri obavljanju posla većina preduzeća izrađuje i prima veliki broj dokumenata koje zatim mijenja, uređuje, prati i arhivira u više varijanti.   Prednosti DMS-a: Visok stepen efikasnosti i produktivnosti: veća brzina distribucije i pristupa dokumentima, preglednost poslovanja, koncentracija i dostupnost intelektualnom kapitalu preduzeća, centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor, olakšan rad sa strankama i donošenje odluka, bolja raspodjela posla - veća efikasnost poslovanja, veća konkurentnost, veće zadovoljstvo komitenata.   Niži troškovi poslovanja: ušteda u vremenu - nema dugotrajnih postupaka sređivanja, odlaganja i traženja papira, kraće vrijeme odziva, smanjena količina papira u prometu, manje prostora potrebnog za arhivu, manje kopiranja dokumenata. Karakteristike DMS-a: Koncept dokumentacionih sistema je sastavljen od sljedećih elemenata: Digitalizacija dokumenata: koristi se za unos, skladištenje i upravljanje elektronskih slika dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslati faksom ili elektronskom poštom. Upravljanje dokumentima:  obuhvata tehnološka rješenja koja omogućavaju: pretraživanje, pristup, bezbjednost, upravljanje dokumentima. Sistem sadrži dokumenta koja su nastala na različite načine - skeniranjem dokumenata u papirnom obliku, dokumenta nastalih u različitim aplikacijama, iz mail poruka, a mogu se unijeti i drugi formati kao što su slika, video i drugo. Upravljanje zapisima: sadrži tehnološka rješenja namenjena za: elektronsko preuzimanje, indeksiranje, trajno skladištenje formatiranih računarskih izlaznih podataka (štampanih strana) u elektronskom obliku. Na ovaj način je organizacijama obezbjeđen izvorni dokument u elektronskom obliku, onakav kakav je odštampan na štampaču i predat u ruke komitentu. Upravljanje radnim tokovima (Workflow): je automatizovanje toka dokumenata i informacija u radnom procesu, pri čemu možemo detaljno da odredimo radne postupke s obzirom na učesnike i njihove zadatke, kao i ulazne i izlazne vrijednosti. Istovremeno sa automatizacijom procesa je omogućeno i kreiranje poslovnih pravila i strategija kojima se reguliše tok rada, kao i nadzor i obavještavanje pri izvršavanju radnih zadataka. Logička i fizička arhiva: se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su meta podaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti smješteni u fizičkoj arhivi. Fizička arhiva obezbjeđuje da dokumenti budu dostupni i bezbedni. Sve podatke ne možemo čuvati u DMS-u koji je namijenjen isključivo radu sa dokumentima. Da bismo izbjegli dupliranje pri unosu i pisanju podataka, DMS se povezuje sa transakcijskim sistemom pri čemu to povezivanje zavisi od potreba naručioca ili zahtjeva poslovnog procesa.